Checklist para Pymes: ¿Qué necesito para vender mis productos en retail?

Ver tu producto en la góndola no es casualidad.

Seguramente has caminado por los pasillos de múltiples supermercados de cadena y te has imaginado tu producto ahí, junto a las grandes marcas. Ese momento en que ves tu empaque en el anaquel es el sueño de cualquier emprendedor o Mipymes. Sin embargo, llegar hasta ahí requiere mucho más que tener un buen producto.

Las cadenas de retail no improvisan. Tienen procesos, estándares y requisitos que debes cumplir antes de siquiera tener una reunión con sus compradores. Muchas Mipymes pierden oportunidades valiosas simplemente porque no sabían qué necesitaban tener listo.

Desde GS1 Colombia, te contamos exactamente qué debes preparar para asegurar tu ingreso a los canales formales.

Lo fundamental: códigos de barras GS1

Antes de pensar en diseño de empaque, estrategia de precio o reuniones con compradores, necesitas resolver algo fundamental: los códigos de barras GS1. Y no, no son opcionales.

Todas las cadenas de retail trabajan con sistemas que validan automáticamente que tu código de barras esté registrado oficialmente en GS1 Colombia. Si tu código no pasa esa validación, el sistema de la cadena ni siquiera te permite avanzar. Es como intentar operar un negocio sin estar legalmente constituido.

Hemos visto empresarios que llegan con productos excelentes y propuestas sólidas, pero se encuentran con un rechazo inmediato por usar códigos descargados de internet. Esa conversación termina en segundos.

¿Qué tipo de códigos necesitas?

GS1 Colombia maneja diferentes opciones según el tipo de producto que tú comercializas:

• GTIN-13 para unidades de consumo: Si tienes productos individuales que van directo al consumidor (una botella, un paquete), necesitas códigos GTIN-13. Cada sabor, presentación o tamaño diferente requiere su propio código.
• Códigos para unidades logísticas: Si vendes por cajas, packs o estibas, también necesitas codificar esas unidades de empaque. El retail requiere identificar tanto el producto individual como las cajas que llegan a sus bodegas.
• Códigos de peso variable: : Si manejas productos que se pesan en el punto de venta (como carnes o frutas), existen códigos GS1 específicos diseñados para ese propósito.

¿Cuándo tramitarlos?

Hazlo ya. Antes de contactar a nadie, antes de imprimir tu empaque definitivo, antes de tu primera reunión. El trámite de afiliación y asignación con GS1 Colombia es un requisito base y necesitas tener tus códigos funcionando correctamente desde el día uno.

Documentación legal y sanitaria en orden

Las cadenas solo trabajan con empresas formales y legalmente constituidas.

• Formalidad empresarial: Necesitas tu certificado de Cámara de Comercio actualizado (idealmente con menos de 30 días de expedición al momento de la reunión) y el RUT al día, reflejando las actividades económicas correctas.
• Permisos sanitarios (INVIMA): Si vendes alimentos o bebidas, el registro sanitario INVIMA es obligatorio. Tenerlo en trámite no es suficiente; necesitas contar con el documento aprobado en mano. Requisitos similares aplican para cosméticos y productos de aseo, que requieren la notificación sanitaria obligatoria.
• Pólizas de seguro: La mayoría de cadenas exigen una póliza de responsabilidad civil extracontractual con montos de cobertura específicos, y algunas pueden requerir seguro de cumplimiento para garantizar el surtido de los pedidos.

Tu empaque debe estar perfecto

En la góndola, tu empaque compite con marcas que llevan años invirtiendo en diseño y mercadeo. La presentación y la información son innegociables.

Información obligatoria en la etiqueta

Tu etiqueta debe incluir, sin excepción:

1. Código de barras GS1: Impreso correctamente, con el tamaño y el contraste exigidos por las normas técnicas.
2. Información legal: Nombre del producto, contenido neto, lista de ingredientes, tabla nutricional (para alimentos), fecha de vencimiento y lote de producción.
3. Datos del fabricante: Tu razón social y datos de contacto completos.
4. Registro sanitario: Visible y aprobado.

Un producto que carezca de cualquiera de estos puntos puede ser rechazado en la recepción, sin excepciones.

La calidad de impresión del código importa

Tu código de barras GS1 no puede tener problemas de contraste, tamaño o ubicación. GS1 Colombia te proporciona las especificaciones exactas para la correcta impresión. Los productos son rechazados si el código no escanea correctamente en el punto de venta o en la bodega.

Capacidad de producción y logística

Las cadenas están buscando proveedores confiables que puedan cumplir con la demanda.

• Volumen real: Un pedido inicial puede oscilar entre 500 y 2.000 unidades por referencia. ¿Tu capacidad de producción puede sostener ese volumen inicial y las reposiciones semanales o quincenales posteriores?
• Logística de entrega: Tienes que poder entregar tus productos en los centros de distribución en horarios específicos (ventanas horarias). Un retraso puede significar el rechazo de la carga completa.
• Manejo post-venta: Define procedimientos claros para el manejo de devoluciones, productos próximos a vencer y mercancía que no rote según lo esperado.

Precios y condiciones financieras

Este es un punto de quiebre donde muchas Mipymes descubren que sus números no cierran bajo el modelo retail.

• Márgenes: Las cadenas usualmente manejan márgenes entre el 25% y el 40%, dependiendo de la categoría. Tú debes asegurarte de que tu costo de producción + logística + tu margen + el margen del retail resulte en un precio de góndola competitivo.
• Condiciones de pago: Prepárate para pagos a 30, 60 o hasta 90 días. Tu flujo de caja debe ser lo suficientemente robusto para soportar este ciclo de capital de trabajo.
• Costos ocultos: Pregunta por las tarifas de listado (costo por ingresar un nuevo producto al sistema), bonificaciones por volumen o rappels por cumplimiento de metas. Estos son costos que impactan directamente tu margen de utilidad.

Empieza por donde puedas ganar

No intentes negociar directamente con las cadenas más grandes del país.

• Cadenas regionales: Las cadenas regionales o medianas son mucho más accesibles para Mipymess. Sus procesos suelen ser menos complejos y están más abiertas a probar productos nuevos, lo que te permite ganar experiencia.
• Innovación y nicho: Busca categorías donde puedas destacar sin competir directamente con gigantes. Las propuestas artesanales, innovadoras o categorías emergentes tienen mayores probabilidades de éxito.

Tu punto de partida es GS1

Tú puedes tener el producto más innovador del mercado, pero sin códigos de barras GS1 oficiales, ninguna cadena te abrirá las puertas. Esto no es burocracia, sino el lenguaje universal de la identificación comercial que permite que el retail funcione de manera eficiente y segura.

GS1 Colombia es tu punto de partida obligatorio. No es negociable y no se puede posponer. Es tu primer paso para entrar al mundo del retail profesional.

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