5 Errores fatales en códigos de barras que arruinan tu negocio
Cuando tu código no escanea, pierdes dinero.
Cada día, miles de productos se quedan sin vender simplemente porque su código de barras no funciona. El proceso en el punto de venta se detiene, el cliente se frustra y, lo peor, es que esa pérdida de venta pudo haberse evitado desde el inicio.
Los errores en la codificación no son solo un tema técnico; representan pérdidas reales de capital, contratos que se caen y puertas comerciales que se cierran. Desde GS1 Colombia, te advertimos cuáles son los cinco errores más graves y cómo puedes prevenirlos.
Error 1: usar el mismo código para productos diferentes
Por qué sucede
Algunas empresas intentan ahorrar costos o simplificar procesos internos utilizando un mismo código de barras para presentaciones o variedades que consideran "similares" (ejemplo: salsa suave y salsa picante). También es común reutilizar códigos de productos descontinuados para nuevos lanzamientos.
El desastre logístico y financiero
Para los sistemas de retail y logística, cada código GTIN (Número Global de Artículo Comercial) debe representar un único producto. Cuando dos productos comparten código:
- Confusión de inventario: El sistema registra ventas y pide reposición del producto equivocado. Si se vende la salsa suave (alta rotación) pero el código es el mismo de la salsa picante (baja rotación), se genera un excedente innecesario del producto lento.
- Problemas con distribuidores: La duplicación colapsa los sistemas de trazabilidad del distribuidor, dificultando el rastreo, la facturación correcta y el manejo de devoluciones, lo que puede llevar a la cancelación de contratos importantes.
La solución
La regla es simple y no negociable: cada presentación, sabor, tamaño o variación de tu producto necesita su propio código GS1. Al afiliarte a GS1 Colombia, calcula correctamente el número de SKU (unidades de stock) que planeas comercializar para asegurar una codificación única.
Error 2: inventarse o comprar códigos falsos
Cómo ocurre
Un código de barras GS1 tiene una estructura específica y legal (prefijo del país, código de empresa, código de producto y un dígito verificador). Este error ocurre cuando un empresario:
- Intenta generar números aleatorios que "parecen" códigos.
- Compra códigos baratos en plataformas no oficiales que no tienen el respaldo de la base de datos global GS1.
- Modifica dígitos de códigos oficiales para una organización interna.
El costo real
Los escáneres de retail no solo leen el número; validan que la estructura cumpla los estándares internacionales GS1 y que el prefijo de la compañía esté registrado oficialmente. Si el código no está en la base de datos oficial, el sistema arroja un error definitivo.
Llegar a una cadena con códigos falsos es un error fatal que anula cualquier negociación y genera un daño reputacional inmediato. La inversión en empaques impresos con códigos no válidos se pierde en su totalidad.
¿Qué hacer?
Consigue tus códigos de barras únicamente en GS1 Colombia, la entidad legalmente autorizada para asignarlos en el país. Al seguir el proceso oficial, garantizas que tus códigos cumplen con todos los estándares internacionales.
Te podría interesar: ¿Cómo obtener tu código de barras GS1 en Colombia en 2025: Guía paso a paso?
Error 3: impresión que hace inútil un código válido
Tú puedes tener el código GS1 más legítimo, pero si la calidad de impresión es deficiente, resulta inútil. Este error es frustrante porque es puramente técnico-físico.
Problemas técnicos comunes
- Barras borrosas o distorsionadas: Si la impresora no está calibrada, el escáner no puede distinguir el inicio y el fin de las barras.
- Contraste insuficiente: Los códigos requieren barras negras sobre un fondo totalmente blanco. El uso de colores o fondos oscuros confunde al escáner.
- Tamaño o proporción incorrecta: Los códigos tienen medidas exactas. Alterar su espaciado o tamaño mínimo/máximo anula su legibilidad.
El impacto comercial
Cuando un código falla constantemente, la cadena te marca como proveedor problemático, lo que puede llevar a la cancelación de pedidos futuros. El tiempo perdido en la caja (ingreso manual o abandono del producto) se traduce en pérdidas de ventas masivas.
¿Cómo evitarlo?
Cumple rigurosamente con las especificaciones técnicas de impresión: contraste mínimo, tamaño correcto y márgenes de seguridad. Trabaja con proveedores especializados en packaging y, antes de la corrida masiva, realiza pruebas de escaneo con diferentes equipos y bajo condiciones de luz variadas.
Error 4: poner el código donde no se puede leer
La ubicación del código debe priorizar la facilidad y rapidez del escaneo.
Ubicaciones prohibidas
- Superficies curvas o plegables: El código debe ir en una superficie plana. La curvatura de una botella o un pliegue de la bolsa interrumpe la lectura lineal del escáner.
- Esquinas o costuras: El código nunca debe cruzar una costura, un doblez o una esquina, ya que se rompe la uniformidad de las barras.
- Zonas de agarre o deformación: Evita áreas que puedan arrugarse o aplastarse durante el transporte o manipulación.
- Superficies reflectantes: Los brillos confunden a los lectores ópticos.
¿Dónde funciona?
El código debe estar en una superficie plana, accesible y fácil de ver sin manipular excesivamente el producto. Para todo tipo de empaque, es crucial dejar un margen en blanco de seguridad alrededor del código. Este espacio permite al escáner identificar claramente dónde comienza y termina la información.
Error 5: lanzar sin probar que funciona
La confianza ciega
El error final es asumir que, si el diseño se ve bien en papel, el código funcionará. La confianza ciega en este proceso es una de las fallas más caras en la producción.
¿Qué deberías probar?
Antes de aprobar la producción en masa, realiza un proceso de validación riguroso:
- Tipos de escáneres: Prueba con escáneres de mano y de mostrador (fijos).
- Ángulos y condiciones de luz: Verifica que el código escanee correctamente en diferentes ángulos y bajo la iluminación real de un supermercado.
- Información decodificada: Confirma que el número que lee el escáner sea idéntico al número impreso en el producto.
Proceso de validación simple
Visita una tienda minorista y solicita amablemente escanear una muestra de tu producto. Si se detecta cualquier fallo, detén la producción de inmediato. Es infinitamente más económico corregir 10 muestras que desechar 10.000 unidades.
Lo que realmente te cuestan estos errores
Los errores de codificación son un costo evitable.
- Pérdidas directas: Reimpresión de empaques, rechazos en centros de distribución y cancelación de contratos por incumplimiento de estándares.
- Costos indirectos: Daño a la reputación de marca, tiempo de equipo dedicado a la corrección y la pérdida de oportunidades de venta que nunca se concretaron.
Las empresas exitosas entienden que la codificación es una infraestructura crítica, no un detalle menor. Invertir en hacer las cosas bien desde la afiliación en GS1 Colombia ahorra millones de pesos en correcciones y asegura el flujo continuo de tu producto en toda la red de valor.
No esperes a que los problemas aparezcan. Implementa controles de calidad rigurosos y verifica cada código antes de su uso comercial.
Si ya detectaste problemas en tus códigos, contáctanos. Estamos disponibles para ayudarte a fortalecer la trazabilidad de tu producto gracias a los estándares globales.
